Coordinador de Actividades
El Coordinador de Eventos de Pasos al Exito (PAE) brinda apoyo administrativo y estrategico al Gerente de Actividades y Conferencias para garantizar la planificación, organizacion, ejecución y seguimiento eficiente de eventos empresariales, promocionales, institucionales o sociales y procesos comerciales, contribuyendo al logro de los objetivos comerciales y de marca.
Su rol es garantizar que cada evento se lleve a cabo de manera eficiente, dentro del presupuesto, y que cumpla con los objetivos estratégicos de la organización y con altos estándares de calidad y experiencia para los asistentes.
Position Specs
Position
Coordinador de Actividades
Level
L2
Leader
CAO
Division
Playbooks
Master Document
Category
Tiempo completo
Position Details
Essential Tasks
- Gestionar la programación de citas con clientes potenciales y actuales para presentaciones, reuniones y negociaciones
- Agenda de Margarita
- Redactar, revisar y gestionar contratos con clientes y proveedores,asegurando claridad y cumplimiento de los términos establecidos
- Mantener un registro detallado de los pagos realizados por los clientes y gestionar recordatorios en caso de retrasos
- Checklist para los Viajes de Margarita Pasos
- Planacion, organizacion, y seguimiento de actividades y eventos PAE
Responsibilities
- Asegurar que todas las tareas relacionadas con las ventas de conferencias se completen de manera eficiente y rentable
- Asegurar que todos los eventos cumplan con las normativas legales y de seguridad vigentes
- Ayudar en la preparación de informes y presentaciones de ventas corporativas
- Vivir la mision, vision, y valores PAE
KPIs
- Tasa de Asistencia al Evento
- Cumplimiento del Presupuesto
- Satisfacción del Cliente
- ROI del Evento
- Rendimiento de Proveedores y Vendedores
- Tasa de Conversión del Evento (Corporativo)
- Generación de Leads
- Ingresos por Ventas
- Tamaño Promedio de los Acuerdos (Average Deal Size) Empresariales
- Duración del Ciclo de Ventas (Sales Cycle Length)
Qualifications & Skills
- Educación mínima: Técnico o Licenciatura en Administración, Mercadeo, Comunicación o áreas afines
- Experiencia en un rol de ventas, administrativo o atención al cliente (mínimo de 2 años en roles similares)
- Habilidades Técnicas: Dominio de Microsoft Office Suite, plataformas CRM (por ejemplo, Salesforce) y herramientas de programación
- Habilidades de comunicación escrita y verbal
- Organización: Gran atención al detalle, manejo del tiempo y capacidad para realizar múltiples tareas de manera efectiva
- Resolución de problemas: Capacidad para atender consultas e incidencias de clientes de manera rápida y profesional
- Disponibilidad para trabajar fines de semana o en horarios extendidos según el evento. Flexibilidad para adaptarse a horarios de eventos y viajes.
- Disponibilidad para viajar ocasionalmente con Visa Americana vigente
- Deseable: Nivel de inglés intermedio-avanzado
- Deseable:Título universitario en Organización de Eventos, Relaciones Públicas, Comunicación, Marketing, Turismo o áreas afines deseable
- Deseable: manejo de inglés u otro idioma y conocimientos en diseño (Canva, Illustrator, etc.)