Manual de actividades y eventos

El Manual de Actividades y Eventos de PAE es un documento estratégico que consolida las políticas, los procesos y las normas relativas a los eventos con el fin de garantizar la coherencia y la excelencia operativas en todas las actividades de PAE.

Describe cinco áreas fundamentales:

1. Objetivo y misión

El manual define la misión del área: diseñar, coordinar y ejecutar eventos excepcionales que fortalezcan las relaciones, eleven la marca PAE y contribuyan al crecimiento de la organización.
El equipo de eventos se enfoca en ofrecer experiencias memorables a través de la innovación, la hospitalidad y la excelencia operativa.

2. Políticas

Las políticas básicas establecen cómo el equipo planifica, coordina y gestiona todos los aspectos de los eventos. Estas políticas describen las normas para:

• Planificación y ejecución de eventos
• Comunicación interna y externa
• Selección de proveedores y negociaciones
• Presupuesto y control financiero
• Seguridad, cumplimiento normativo y protocolos de emergencia
• Experiencia de los asistentes y calidad del servicio
• Comentarios y evaluación
• Sostenibilidad y responsabilidad social
• Normas de viaje, viáticos y expectativas de conducta
• Directrices para viajes aéreos y asignaciones de equipos

3. Procesos

Se documentan procedimientos claros para estandarizar los flujos de trabajo relacionados con la logística, la producción y las tareas posteriores al evento. Las listas de verificación abarcan:

• Logística y coordinación de viajes
• Producción de material POP y montaje de eventos
• Gestión de proveedores y contratos
• Coordinación de ponentes
• Ejecución del presupuesto y presentación de informes
• Desarrollo de alianzas
• Administración financiera

4. Indicadores clave de rendimiento y seguimiento del desempeño

El manual define los KPI de eventos principales que supervisa el área de AE:

• Tasa de asistencia al evento
• Cumplimiento presupuestario
• Satisfacción del cliente
• Retorno de la inversión del evento
• Tasa de conversión

Estos KPI evalúan el impacto del evento, la experiencia de los participantes y la eficiencia operativa, lo que respalda la toma de decisiones basada en datos.

5. Funciones y responsabilidades

La estructura del equipo incluye dos puestos principales: Gerente de Actividades y Eventos (CAO) y Coordinador(a) de Actividades y Eventos. Cada función tiene responsabilidades claramente definidas relacionadas con:

• Planificación estratégica
• Colaboración en equipo
• Coordinación de proveedores
• Logística y ejecución in situ
• Administración del presupuesto
• Evaluación e informes de KPI