Manual de finanzas

El Manual Financiero de PAE es un documento exhaustivo que consolida las políticas, procedimientos, directrices y mejores prácticas que rigen la gestión financiera de PAE. Su objetivo es estandarizar las operaciones contables y financieras, garantizar la transparencia en la administración de los recursos, promover el cumplimiento normativo y facilitar la toma de decisiones estratégicas con información oportuna y confiable.

Describe cinco áreas fundamentales:

1. Objetivo y misión

El manual define la misión del área: gestionar de manera eficiente los recursos económicos de PAE, garantizando la integridad y confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y normativas, y el apoyo estratégico a la alta dirección mediante análisis oportunos y la optimización de los recursos, contribuyendo al crecimiento sostenible y a la generación de valor para todos los interesados.

Los objetivos principales son:

• Estandarizar los procesos.
• Promover el cumplimiento normativo.
• Fortalecer el control interno.
• Optimizar la eficiencia operativa.
• Garantizar información financiera confiable.
• Fomentar la alineación estratégica.

2. Políticas

Las políticas fundamentales rigen las operaciones financieras, el cumplimiento normativo y la gestión de recursos:

• Política de reembolso al cliente: Establece el diagnóstico, la priorización del crédito y el rescate, y detalla los periodos de reembolso en función del tipo de producto (por ejemplo, cursos en línea cortos, programas de alto valor, eventos).
• Política de la Comisión de Experiencia del Cliente: Detalla la estructura de comisiones del equipo de Experiencia del Cliente basada en las ventas, los niveles de rendimiento, la recuperación de deudas y los umbrales de volumen de ventas.
• Política de pagos para socios de marca blanca: Define los calendarios de pago (las ventas realizadas antes del día 13 se pagan el día 20; las ventas realizadas después del día 13 se pagan el día 5 del mes siguiente).
• Política de compra de equipo para nuevos colaboradores: Requiere notificación previa de RR. HH., aprobación financiera, autorización del director general para importes superiores a $500,00 y cumplimiento de las normas sobre equipos.
• Política de pago a proveedores: Regula los pagos a todos los proveedores; exige el uso del Slack – Rastreador de pagos y exige que los pagos sean ejecutados por el Director general y validado por el director financiero.
• Política de compras y gastos: Establece límites de autorización: director financiero hasta $500.00 por transacción; Director general requerido para cantidades por encima de $500.00.
• Política de gestión de tesorería: Gobierna administración del flujo de caja, cuentas bancarias y programación de pagos (pagos programados dos veces por semana: martes y viernes por la mañana).
• Política contable y de cierre mensual: Define la frecuencia de cierre (dentro de los primeros 5 días hábiles del mes siguiente), las responsabilidades y la conciliación obligatoria entre QuickBooks y datos de ventas de Zoho CRM.

3. Procesos

Los procedimientos claros estandarizan los flujos de trabajo financieros y de cumplimiento clave:

• Procedimiento de reembolso: Un proceso de cuatro pasos: 1) Identificar el historial del cliente. 2) Comprender el motivo del reembolso. 3) Clasificar en CRM. 4) Buscar una solución beneficiosa para ambas partes (por ejemplo, crédito o reembolso parcial).
• Lista de verificación de conciliación QuickBooks – Zoho CRM: Una lista de verificación utilizada por el Contador general para garantizar la coherencia de los datos de ventas entre los dos sistemas durante el cierre mensual.
• Procedimiento de Informes Financieros y KPI: Procedimiento para preparar, analizar y presentar informes financieros, garantizando el cálculo preciso y oportuno de los indicadores clave de rendimiento (KPI).

4. Indicadores clave de rendimiento y seguimiento del desempeño

El manual define el conjunto completo de indicadores clave de rendimiento (KPI) utilizados para medir la salud financiera de la empresa:

• Ratios de rentabilidad: Margen de ganancia bruta/neta, gastos frente a margen de ingresos, EBITDA, ROIC, EBIT/ingresos, tasa impositiva efectiva.
• Tendencias: Crecimiento de los ingresos, crecimiento del EBITDA, crecimiento de los ingresos netos.
• Ratios de endeudamiento: Pasivo total frente a capital, pasivo frente a EBITDA.
• Ratios de utilización de activos: Rotación de efectivo, rotación de cuentas por cobrar.
• Ratios de liquidez: Cobertura de intereses.
• Otros: Flujo de caja operativo, deudas incobrables.

5. Funciones y responsabilidades

La estructura del área de Finanzas incluye dos puestos principales:

• Gerente Financiero (CFO – Nivel 4):
  • Dirige las estrategias financieras, el crecimiento, la sostenibilidad y la rentabilidad.
  • Supervisa las operaciones financieras y prepara informes financieros anuales y trimestrales.
  • Líder: Margarita Pasos.
• Director de Contabilidad y Asistente de Recursos Humanos (DC & ARH – Nivel 3):
  • Dirige y supervisa todas las actividades contables, garantizando la precisión y el cumplimiento normativo.
  • Responsable de los estados financieros, la planificación fiscal y la auditoría interna.
  • Líder: Vicepresidente de Riesgos y Operaciones